Höchste Sicherheit für die Vernichtung wichtiger Daten

Aktenvernichtung ist ein Begriff, der im ersten Moment keine größeren Emotionen weckt. Manch einer assoziiert damit lediglich Aktenordner, deren Inhalte irgendwann einmal in den Schredder wandern. Doch hier heißt es aufpassen. Wichtige Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, müssen unter größten Sicherheitsvorkehrungen und gemäß der aktuellen Gesetze vernichtet werden.

Gelangen solche Unterlagen in falsche Hände, könnte das fatale Folgen haben. Diebe bekämen z. B. Einblicke in die Unternehmenspolitik, könnten Vertragsverhandlungen nachrecherchieren oder sich Einblicke in Firmengeheimnisse verschaffen. Um Langfingern einen Riegel vorzuschieben, gibt es Spezialisten, die alle Dienstleistungen rund um eine fachgerechte, sichere Vernichtung abdecken. Die Wittmann Entsorgungswirtschaft bietet Kunden einen professionellen Rundum-Service an, der alle gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt. Dabei kann, je nach individuellen Bedürfnissen, zwischen der klassischen, stationären Aktenvernichtung und einer mobilen Aktenvernichtung vor Ort gewählt werden.

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So nicht! Verbrennen von Aktenordnern und Dokumenten ist unsicher und gefährlich. Besser dauerhaft mit dem Schredder vernichten.

 

Stationäre Aktenvernichtung

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, bestimmte Unterlagen bis zu 10 Jahre im Archiv aufzubewahren. Mahnungen, Überstundenlisten oder Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, müssen beispielsweise 6 Jahre hinterlegt werden. Gehaltslisten, Abschreibungsunterlagen oder Eingangsrechnungen dürfen erst nach 10 Jahren vernichtet werden. Nach Ablauf dieser Frist ist es am bequemsten, die kompletten Ordner inklusive Papieren und Folien abholen und entsorgen zu lassen. 
Aber auch die täglichen Papiermengen, wie Rechnungen, Korrespondenz, u.s.w., enthalten vertrauliche Informationen, die nicht leichtfertig über den Papierkorb entsorgt werden sollten. Hierfür bieten sich Sicherheitscontainer an, die beim Kunden aufgestellt sind. Die Mitarbeiter werfen nicht mehr benötigte Unterlagen, die für die Allgemeinheit tabu sind, einfach in die integrierte Öffnung auf der Oberseite. Für den Fall, dass ein Dokument versehentlich in den Behälter gelangt, hat immer mindestens ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter hierfür einen Schlüssel. Entsprechend der Vereinbarung holen speziell geschulte Wittmann-Mitarbeiter die Sicherheitscontainer mit Aktenordnern und Papieren ab und transportieren diese in eine geschlossene, videoüberwachte Halle.
Die Inhalte des Containers samt kompletter Ordner werden auf ein Förderband gekippt und in einen Schredder befördert. Anschließend zieht ein Magnetabscheider die zerkleinerten Metalle aus dem geschredderten Papier und trennt so automatisch die verschiedenen Rohstoffe. Während die Papier- und Folienschnipsel zu Ballen gepresst und an Papierfabriken zur Wiederaufbereitung gelangen, landen die Metallstückchen in einem separaten Behälter.
Je nach Inhalt der Aktenordner erfolgt das Schreddern in fünf unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Stufe 1 wird für allgemeines Schriftgut angewendet und auf eine Streifenbreite von max. 12 mm zerkleinert. In Stufe 2 weisen die Streifen eine maximale Breite von 6 mm auf. Eine Partikelgröße von höchstens 4 x 80 mm beinhaltet die Sicherheitsstufe 3. Besonders häufig gewünscht wird Stufe 4, bei der die Teilchen nur noch 2 x 15 mm groß sein dürfen. Die höchstmögliche Stufe 5 mit einer Partikelgröße von 0,8 x 13 mm verlangen die Unternehmen nur sehr selten. Auch in diesem Fall werden die zerkleinerten Stoffe recycelt. Abschließend wird ein Zertifikat über die ordnungsgemäße Vernichtung der Daten gemäß BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) nach DIN 32757 erstellt. So können Kunden auf eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Transparenz, von der Vernichtung bis zur Abrechnung, zählen. Selbstverständlich kann man auch Datenträger, wie z. B. Disketten, CDs, Magnetbänder, Mikrofilme, Festplatten und Röntgenbilder vollständig schreddern.

Mobile Vernichtung von Akten

Neben der stationären Aktenvernichtung hat sich auch die mobile bewährt. Hier bleiben Akten, Container oder Datenträger in Sichtweite des Unternehmens. Das Fachpersonal holt die zu vernichtenden Unterlagen beim Kunden ab und bringt sie in einen Spezial-LKW vor dem Firmengebäude. Dieser LKW verfügt über eine eigene Stromversorgung und einen umweltfreundlichen Aktivrußfilter. Mit dem Hochleistungs-Schredder und der integrierten Ballenpresse werden alle vertraulichen Unterlagen blitzschnell, sicher zerstört und die geschredderten Teile in Ballen gepresst. Sofern der Auftraggeber gerne dabei zusehen möchte, kann er sich an Ort und Stelle von der ordnungsgemäßen Vernichtung überzeugen. Genauso wie bei der stationären Aktenvernichtung werden die Rohstoffe getrennt und anschließend dem Recyclingkreislauf zugeführt. Selbstverständlich bekommt der Kunde nach der Fertigstellung, zusammen mit der Rechnung, das Vernichtungszertifikat gemäß BDSG. Egal, für welche Methode sich die Unternehmen entscheiden, sowohl bei der stationären, als auch bei der mobilen Aktenvernichtung gilt nicht nur der höchste Sicherheitsstandard, sondern auch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Prozesse.